Grootstedelijk Evenementen-fonds

Voor evenementen die het verschil maken.

Evenementen kunnen bij Almere City Marketing (ACM) een aanvraag doen voor een bijdrage uit het Evenementenfonds. Het gaat hierbij vooral om evenementen:

met een onrendabele top (evenementen die zonder bijdrage van het Evenementenfonds niet mogelijk zouden zijn)
die bovenmatig imagoversterkend werken voor Almere
die veel mediawaarde creëren
die nog ontbreken in het Almeerse evenementen ’landschap’
die duidelijk complementair zijn aan de plek/locatie/omgeving waar ze gehouden worden.

Het Evenementenfonds is er in principe om kortdurende financiële ondersteuning te bieden.

Een aanvraag doen

Een aanvraag voor een bijdrage uit het evenementenfonds vraag je aan via info@evenementenloketalmere.nl. De mail dient te bestaand uit minimaal;

Een planomschrijving (naam, soort, programma, datum, locatie, doelgroep, etc.)
Een marketingcommunicatieplan
Een begroting (inkomsten, uitgaven, co-financierende partijen, organisatiekosten etc.)
Een opgaaf van het bedrag dat je wenst aan te vragen
Een financiële eindrealisatie van het gerealiseerde evenement
Een schriftelijke evaluatie na afloop van het evenement
Een fysieke evaluatie met Almere City Marketing (bijdrages van €5000,- en hoger)

Aanvragen vóór 1 oktober

Aanvragen dien je vóór 1 oktober in te dienen in het jaar voorafgaand aan de uitvoerdatum van het evenement. Voorbeeld: vindt jouw evenement op 3 mei plaats, dan dien je al in oktober het jaar ervoor de aanvraag te doen. Voor aanvragen in het lopende jaar (aangevraagd na 1 oktober) is slechts zeer beperkte financiële ruimte. Alleen evenementen die een officiële plek op de kalender hebben gekregen, maken kans op een bijdrage.

Proces

Evenement aanmelden op de evenementenkalender - vóór 1 september jaar ervoor
Bijdrage Evenementenfonds aanvragen - vóór 1 oktober jaar voor aanvang evenement
Factuur 50% - 3 maanden vóór het evenement
Factuur 25% + Marcomplan – 10 weken vóór het evenement
Factuur 25% + Financiële eindrealisatie en evaluatie – uiterlijk 3 maanden na het evenement

Voorwaarden en criteria Grootstedelijk Evenementenfonds

Om voor een bijdrage in aanmerking te komen moet het evenement voldoen aan criteria. Alle aanvragen worden beoordeeld langs deze criteria, waarbij een positieve score voor een groot deel de kans (en hoogte) op een bijdrage bepaalt. Evenementenloket Almere legt hierover achteraf verantwoording af aan de gemeente Almere en heeft mandaat met betrekking tot de keuzes die worden gemaakt, in het belang van de stad. Deze criteria zijn:

1. Publieksbereik
Het evenement is breed toegankelijk (laagdrempelig) of bevat tenminste voldoende gratis onderdelen. Een grootschalig publieksevenement trekt meer dan 5.000 bezoekers of heeft de potentie daarnaar door te groeien. Uitzonderingen hierop kunnen plaatsvinden bij een hoge score op de imago-versterkende criteria.

2. Imagoversterkende criteria (Citymarketing)
Aansluiting bij de kernwaarden en huidige pijlers van Almere:

Jong en Innovatief
Moderne architectuur
Stad aan het water
Growing Green City

Bij potentieel (voor Almere) iconische evenementen: Het evenement heeft tenminste een bovenregionaal mediabereik (en/of is nationaal onderscheidend).

3. Economische criteria

De organisatie kan aantonen dat er zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van bedrijven en toeleveranciers uit Almere.
De organisatie levert een significante bijdrage aan de economische spin-off, bijvoorbeeld door de verblijfsduur te verlengen of door nieuw publiek aan te trekken.

4. Samenwerkingscriteria
De organisatie werkt samen met de beheerder van het evenementenfonds (Evenementenloket Almere) als het gaat om evaluatie, monitoring (e.v.t. marktonderzoek op het gebied van o.a. bezoekersbeleving) en Marketingcommunicatie van het evenement. Ook denkt de organisatie actief en creatief mee om een aantrekkelijk hospitality-programma mogelijk te maken uit het oog van relatiemanagement (sponsoren, netwerk, gemeente, partners).

5. Financiën/begroting
De financiële bijlage van de aanvraag toetsen we op de volgende onderdelen:

Steekt de begroting deugdelijk in elkaar?
Is deze realistisch transparant en kosten efficiënt?
Hoe is de begroting aan de inkomstenkant opgebouwd: entrees/horeca/sponsoring/culturele fondsen/overige cofinanciering/overheidsbijdrage?
Zijn de geschatte publieksaantallen realistisch (t.b.v. kaartverkoop, horeca inkomsten)?
Zijn de kostenposten reëel?
Hoe hoog is de gevraagde bijdrage uit het evenementenfonds per bezoeker?
Kan het evenement op termijn zonder een bijdrage van het Evenementenfonds bestendig worden?
Hoe hoog is de gevraagde bijdrage t.o.v. de begroting?

6. Evenementenorganisatie

Betrouwbaarheid, o.a.:

Tijdig(!) nakomen van afspraken en deadlines met Evenementenloket Almere en samenwerkende partijen
Voldoet aan gestelde voorwaarden door Evenementenloket Almere

Professionaliteit, o.a.:

Samenwerking met professionele partijen voor logistiek, veiligheid, etc.
Vergunningen tijdig op orde
Plek op de evenementenkalender tijdig in orde

Organisatie-ervaring/continuïteit, o.a.:

Aantoonbare ervaring, kennis en kunde op het gebied van evenementenorganisatie
Positieve evaluatie van het evenement in voorgaande jaren (indien van toepassing)

7. Marketingcommunicatie
Een degelijk marketing- en communicatieplan zijn voorwaarde voor een bijdrage uit het Evenementenfonds. Daarbij kijkt ACM naar de volgende onderdelen:

Sluit de marketing- en communicatiestrategie aan bij de ambitie en doelstellingen van het evenement?
Zijn de doelstellingen voor doelgroep, bereik en middelen realistisch en SMART?
Hoe verhoudt het budget voor de marketing en communicatie zich tot de totaalbegroting van het evenement?
Heeft het evenement mediapartners en welke zijn dat?
Welke media-aandacht genereert het evenement; lokaal, (boven)regionaal, nationaal?

8. Hospitality

De organisatie kan gevraagd worden ruimte te bieden voor een hospitality-programma tijdens het evenement voor relatiemanagement door sponsoren, ACM en gemeente.
Alle evenementenorganisatoren worden, met betrekking tot het toewijzen van een bijdrage uit het Evenementenfonds, zo objectief mogelijk beoordeeld langs genoemde criteria.

9. Maatschappelijke thema’s
Aanvullend aan genoemde criteria bekijkt Almere City Marketing in hoeverre de organisator rekening houdt met maatschappelijke thema’s zoals (maar andere niet uitgesloten):

Duurzaamheid: een ontwikkeling die tegemoetkomt aan de levensbehoeften van de huidige generatie, zonder die van de toekomstige generaties tekort te doen. Het gaat hierbij om economische, sociale en leefomgevingsbehoeften.
Diervriendelijkheid: Betreft het rekening houden met -en aangepast zijn aan- de behoeften en gevoelens van dieren.
Diversiteit, Inclusie en Toegankelijkheid: Iedereen, met of zonder beperking, kan meedoen in de samenleving. Iedereen hoort erbij.